（一）申报程序

1．申请人收到邀请信后，从国际交流合作处网页下载《广州体育学院因公临时出国（境）申请表 》（以下简称《申请表》），仔细填写其中的内容。下载并填写《因公临时出国人员备案表》（只需发送电子版至fao@gzsport.edu.cn，为避免邮件过多，如超过3人团组，请统一收齐后打包发送）；

2．按《广州体育学院因公临时出国（境）审批管理办法》中报批程序的要求报相关党政领导签名盖章；出访时间两周以上的，单位负责人签字的同时要在中文的“出访行程安排表”上注明“申请人出访期间其校内教学及科研工作已安排妥当，同意出访”；

3．将符合规范的邀请信原件（视各国签证要求提供）、复印件、中文译文（非英文邀请信）、中英文行程安排、会议议程（申请参加会议者）和签名盖章的《申请表》一并交国际交流合作处，由我处（办）上报分管校领导审批。如参加外单位组团出访，还需提供组团单位的征求意见函及组团单位或相关单位的任务通知书和任务批件；

4．在申报材料规范、完备的情况下，属我校审批权限范围内且无需征求相关部门意见的申请，通常在5个工作日内办结校内审批手续。

（二）因公护照及签证的办理

经学校审批同意因公临时出国（3个月以下）的教职员工，办理因公护照及签证须提供如下材料：

1．新办护照需提供因公电子护照相片的彩色回执（回执上须按要求由出访人亲笔签名，请仔细阅读签名要求）；

2．提供签证相片（根据不同国家签证要求而定，具体请咨询国际交流合作处)；

3．申请人身份证复印件2份（非广东省签发的身份证需到人事处人事科开具《在职证明》）；

4．邀请信外文原件1份（视各国签证要求提供），外文复印件3份，中文翻译件2份；

5．双跨团组（随外单位团组出访者）需提供由组团单位出具的“征求意见函”、“任务通知书”的原件和复印件各1份，以及“任务批件”复印件2份；

6．中文详细日程安排1份（请将电子版发送至fao@gzsport.edu.cn,某些国家需提供英文日程安排，具体日程安排模板请咨询国际交流合作处）；

7．参加会议者需提交会议背景材料、论文中文摘要复印件各2份；会期超过3天的提交大会议程1份；

8．申请人公务卡，用于缴付办理护照及签证等费用；

9．申请人须按照各国签证要求购买英文版境外旅游医疗保险（30万元人民币以上、须包括医疗运送、遗体返送回国及急救项目），并将保险单复印件电子版送交国际交流合作处;

10．收齐上述材料后上报广东省委外事办公室审批；在申办材料规范、完备的情况下，通常需5-15个工作日获批并取得任务批件；

11．送签；由我处为出访人整理有关签证材料后，送广东省委外事办公室审核，并办理因公护照及签证，需5-30个工作日不等，视各国签证要求而定；

12．领取因公护照和签证后，申请人应参加行前动员教育，团组负责人签署广东省因公出国（境）纪律责任书，之后严格按申报内容和行程出访。根据因公护照管理的要求，出访人员完成出访任务返校后，须在5天内将因公护照交还国际交流合作处统一保管。

（三）办理离、返校手续

1．因公出国180天以下者在我处办理因公出访手续；180天以上者，请到人事处办理相关手续。

2．在国境外停留3个月以上者，申请办理J1签证的同时，出国前须到人事处办理离校手续。返校后应及时到人事处办理返校手续。